Mitsen en maren bij het betrekken van de omgeving – en hoe je die kunt wegnemen

De omgeving betrekken bij de ontwikkeling van beleid of projecten. Dat klinkt natuurlijk goed en logisch, maar kan ook best een flinke uitdaging zijn. Eentje die een beleidsmaker of projectleider soms liever uit de weg gaat. Wat zijn nu de meest gehoorde ‘mitsen en maren’ als het om interactie en communicatie met de omgeving gaat? In dit artikel deel ik mijn ervaringen, maar ook een richting hoe hiermee om te gaan en handige tools die daarbij helpen. 

Als beleidsmaker of projectleider wordt er van je verwacht dat je communicatie in de vingers hebt, het contact met de omgeving slim weet te leggen en dat daar ook goede resultaten uit komen –  liefst zonder vertraging en extra kosten. Een behoorlijk stevig wensenlijstje, waar je mee op pad moet. Er is dus een risico dat je aan een communicatie- of participatietraject begint maar dat dit niet gewenste resultaat oplevert. Daarom wordt soms toch de keuze gemaakt om een beleidsproces ‘een onsje minder interactief’ te maken of om lastige inwoners en organisaties uit de weg te gaan. Nog te vaak zie ik beleidsmakers of projectleiders worstelen met de vraag: wat is communicatief genoeg? Is alleen een informatie- of inspraakavond ook voldoende? Hoe vermijd ik de communicatierisico’s? Hoe ga ik om met de verwachtingen? De factor tijd speelt daarbij een rol. Want samen optrekken met de omgeving kost tijd. En die wordt de ambtenaar niet altijd gegund. Ook niet door de bestuurder overigens.

De afgelopen 10 jaar werkte ik voor zo’n 150 overheden. En dit zijn de meest gehoorde bezwaren uit de praktijk op een rijtje. Plus suggesties hoe hiermee om te gaan:

1: “Het contact met de omgeving levert bijna nooit nieuwe inzichten op.”

Niet iedere input is verrassend, verfrissend of brengt een aardverschuiving te weeg. Die voorbeelden zijn er overigens wel. Zo bedacht Johan Cnossen uit Friesland een nieuwe oplossing als alternatief voor een aquaduct bij Woudsend (bron: Friesch Dagblad). Dit ontwerp, waarbij een extra vaarweg werd aangelegd, bleek een haalbaar alternatief om de verkeersproblemen bij Woudsend op te lossen. Bovendien was deze oplossing ook technisch realiseerbaar en goedkoper. Ook filerijder Henk Sijsling bedacht terwijl hij in de file stond een oplossing voor de doorstroom van het Prins Clausplein bij Den Haag (bron: AD).

Illustratie krantenbericht Henk Sijsling

Het zijn voorbeelden die bewijzen dat de overheid niet alwetend is, en ook niet hoeft te zijn. Daar heb je dus die omgeving voor, en daar kun je als ambtenaar slim gebruik van maken. Je hebt de grootste kans op mooie nieuwe inzichten en ideeën als je bereid bent om werkelijk met een open vizier en een open vraag te starten. Dat is lef hebben en ook lastig; je hebt als overheid soms al een gewenste uitkomst in je hoofd zitten. Die moet je durven loslaten.

De vraag is of nieuwe inzichten de reden waren om het contact met de omgeving te leggen. Er zijn ook andere argumenten voor te verzinnen, namelijk begrip en – het vervelende – woord ‘draagvlak’ bij die omgeving voor de keuzes die gemaakt moeten worden – en ervaren hoe lastig dat eigenlijk is.

Daarnaast kan de omgeving helpen om relevante (praktijk)kennis op tafel te krijgen, één van de belangrijke pijlers waarop het beleid gebaseerd wordt. Soms zie je dat de opgave zoals die geformuleerd is door de overheid niet wordt herkend door inwoners. Mooi voorbeeld daarvan was een gemeente die aan de slag wilde met ‘leefbaarheid in de wijk’ waarop de inwoners zeiden: “Hoezo leefbaar? Ik leef hier al 20 jaar! Wat is het probleem nu precies?”. Op zo’n moment is het belangrijk om samen de opgave te formuleren waaraan gewerkt gaat worden, zoals ze dat doen in Rijswijk binnen ‘Opgave gestuurd werken’. Want een probleem dat niet herkend wordt of niet klopt gaat geen oplossingen uit de omgeving opleveren. Wel weerstand.

2: “Ik zie altijd dezelfde mensen op die bewonersavonden.”

Het antwoord bij dit vraagstuk is eenvoudiger dan je denkt. Als je altijd hetzelfde type bewonersavonden organiseert (op hetzelfde moment in het beleidsproces) krijgt je ook altijd hetzelfde type publiek. Meer variëren met communicatievormen en -momenten levert een ander resultaat op. Bovendien kan er veel meer gevarieerd worden met werkvormen tijdens bijeenkomsten. Waarom geen keuze bieden aan de deelnemers op welke manier ze zelf willen werken met elkaar die avond (of middag of ochtend)?

Werkvormen als Open Space bieden bijvoorbeeld de mogelijkheid om met de deelnemers samen de agenda voor de bijeenkomst te bepalen. In de praktijk zie ik dat de overheid vaak niet alleen de agenda, het moment maar ook de werkvorm vooraf bepaalt. Hier zit ruimte voor verbetering en creativiteit.

En natuurlijk is de vraag of een bijeenkomst überhaupt wel de beste vorm is. Online is er vreselijk veel mogelijk. Movisie heeft hier recent een prachtig overzicht van gepubliceerd inclusief praktijkcases. Voordeel van digitaal is dat mensen op een zelfgekozen moment kunnen meedoen en dat resultaten direct zichtbaar zijn voor anderen.

In de praktijk zie je vaak een mix van online en offline communicatie. Bij de keuze van de communicatievorm is het vooral belangrijk om te kijken door de bril van degene tot wie je je richt. Waar komt die groep al? In welke netwerken zitten ze? Welke communicatievormen en -momenten gebruiken ze al? Zie hierover ook het artikel van Arnout Ponsioen ‘Een betere verbinding door samen het netwerk te duiden’. Data helpen ons om deze ‘vindplekken’ in kaart te brengen en gefundeerd keuzes te maken. Hiermee voorkom je nutteloze communicatieacties. In dit verband is ook het artikel van Christine Bleijenberg over het ‘bereiken en betrekken van de unusual suspects’ lezenswaardig.

3: “Ik weet niet precies wat ik me allemaal op de hals haal als ik hieraan begin.”

Dat klopt. Verrassingen horen erbij. Maar enige regie op het proces is natuurlijk wel mogelijk en soms ook wenselijk. Want wanneer je met elkaar aan de slag gaat is het nodig om vooraf over het ‘spel en de spelregels’ samen na te denken. Zeker wanneer de gemeente ervoor kiest om meebeslissen mogelijk te maken. Maar ook meewerken (co-productie) is al een vergaande samenwerkingsvorm. Daar moet je niet ‘zomaar’ instappen, of je nu de overheid of  inwoner bent, maar goed vooraf nadenken over de voorwaarden en de inhoudelijk opdracht die hierbij horen.

Er zijn handige modellen om het gesprek hierover vooraf aan te gaan. Een van mijn favoriete modellen om vooraf het participatie- en communicatieproces in kaart te brengen is de ‘Ringen van invloed’ (uit de Factor C-werkwijze). Hiermee kun je voor de komende beleids- of projectperiode met elkaar het proces in kaart brengen dat je wilt doorlopen. Het mooiste is natuurlijk om dit gesprek samen met inwoners en organisaties te voeren, waar dit model je bij kan helpen. Maar ook binnen de eigen organisatie is het al heel nuttig om dit model te gebruiken om in gesprek te komen over de participatie- en communicatieruimte, bijvoorbeeld gekoppeld aan de vragen: hoeveel ruimte wil het bestuur aan de omgeving gunnen bij dit overheidsproject? Bij wie gaan we kennis en kunde ophalen? Wie kan oplossingen bedenken en/of uitvoeren?

Afbeelding Ringen van invloed

 

Afbeelding: digitale tool Ringen van Invloed van Publiec en Spilter

Zelfs bij initiatieven vanuit de omgeving werkt dit model heel goed. Dan zit de initiatiefnemer in de binnenring van het model, en kan je als gemeente met hen meedenken over hun proces voor de komende tijd en met wie de initiatiefnemer in gesprek kan gaan om het succesvol te maken. De gemeente is in dat geval een ‘kennisleverancier’ die ‘meedenkt’ en kan het initiatief zo een duwtje in de rug geven.

Bij iedere fase kijk je opnieuw naar het proces en stel je bij waar nodig. Laat je vooral verrassen door partijen die je wellicht nog over het hoofd had gezien, en geef hen een plek in het proces als dat mogelijk is. Het is dan erg prettig om dat proces wel scherp in beeld te hebben. De ‘Ringen van invloed’ geven je daarbij houvast. Ik kan zelf niet meer zonder.

4: “Het kost teveel tijd om iedereen te betrekken.”

Communicatie kost inderdaad tijd. Maar soms valt er juist tijdwinst te behalen als je slimme communicatiekeuzes maakt waar je vooraf over nagedacht hebt. De tijdwinst zit in twee dingen. Allereerst in het stellen van prioriteiten. Wanneer je in kaart brengt hoe op dit moment de communicatietijd binnen een project wordt besteed dan zal je schrikken. Veel tijd gaat namelijk verloren met vergaderen met de ‘verkeerde clubjes’, zowel intern als extern. Te vaak richten we ons op al bestaande overlegstructuren zoals werkgroepen, stuurgroepen en adviesraden, en betrekken we die automatisch omdat dat nu eenmaal altijd zo gaat en ze soms al voorhanden zijn. Maar is dat terecht? Wanneer je hier vooraf een analyse van maakt, bijvoorbeeld een stakeholderanalyse, dan kom je erachter dat sommige overleggen ‘een onsje minder’ kunnen simpelweg omdat de belangen van de deelnemers niet zo groot zijn bij het project of dossier. In plaats daarvan richt je je pijlen op de mensen die wel grote belangen hebben maar op dit moment nog te weinig zeggenschap. Je zult zien dat dit tijd oplevert. En niet te weinig ook.

Die laatste categorie brengt ons bij de tweede tijdwinst factor: voorkomen van gedoe. Het is inmiddels bewezen dat investeren in de communicatie aan de voorkant gedoe voorkomt aan de achterkant. Voorbeeld: mensen waarvan de ideeën niet worden gehoord aan het begin van een beleidsproces of project, zetten dit soms om in een klacht of formeel bezwaar. Zeker wanneer hun belangen groot zijn. Het afhandelen daarvan kost uiteindelijk meer tijd. Er zijn gemeenten die dit onderzocht hebben. En er blijkt een verband te zijn tussen ‘investeren in het proces aan de voorkant’ en ‘het aantal klachten en bezwaren’ aan de achterkant.

Tot slot: neem deze bezwaren wel serieus!

Natuurlijk zijn er prachtige voorbeelden te vinden van projecten en dossiers waar de samenwerking met inwoners en organisaties in de omgeving prima is verlopen. En dat ondanks soms grote belangentegenstellingen. Ik zie dat in de praktijk met eigen ogen kunnen en mag daar soms ook een bescheiden bijdrage aan leveren vanuit verschillende invalshoeken. Soms help ik overheden om het contact met de omgeving slimmer te doen, effectiever te doen en leuker te maken. Andere keren sta ik aan de kant van inwoners, en help ik ken om hun initiatief tot een goed einde te brengen of om hun adviesrol richting de overheid handig aan te pakken. Welke rol het ook is: het belang van goede en tijdige communicatie tussen overheid en omgeving is altijd overduidelijk. De afgelopen jaren is daar veel vernieuwing in te zien. Meer overlaten aan inwoners, moderne en meer (ver)beeldende communicatievormen, andere verhoudingen door nieuwe netwerken. Het is prachtig om daaraan te werken.

Ondanks dat zou ik toch willen pleiten voor het serieus nemen van de hier genoemde bezwaren bij beleidsmakers en projectleiders. Want ga er maar aan staan; communiceren met de omgeving is soms echt lastig en complex. De inhoudelijke uitkomst wordt er bovendien onzekerder van. En gaandeweg de rit moet je ook mensen teleurstellen. Of mensen stellen jou teleur, dat kan ook. Het is dus belangrijk om vooraf steun te hebben van zowel de organisatie als het bestuur op de uitgangspunten voor de communicatie. En om voldoende tijd vrij te maken om het communicatieproces goed te doorlopen met elkaar. Die tijd moet je gegund worden. En dat vraagt dat je vooraf daarover het gesprek aangaat met het bestuur en de organisatie. Het is een investering in inhoudelijk beter beleid.

De foto bij het artikel is gemaakt door Sebastiaan ter Burg tijdens het 10-jarig jubileum van het Fonds voor Cultuurparticipatie: Proeftuin voor de Toekomst | CC BY 2.0

mm

Carola is eigenaar van adviesbureau Publiec en werkt op het snijvlak van beleid, organisatie en communicatie. Zij is (mede)ontwikkelaar van Factor C voor alle overheden. Factor C is een methodiek die binnen de overheid veel wordt gebruikt voor omgevings- of opgavegericht werken en om initiatieven van inwoners te bevorderen.

4 reacties

  1. Te gek artikel, Carola. Zal het delen met mijn netwerk en klanten. Goed dat je benadrukt dat adviseurs tijd moeten reserveren en krijgen om het communicatieproces zorgvuldig te doorlopen, en daar dus ook om te vragen bij opdrachtgevers. Ben zelf bezig met een gespreksmodel voor online participatie, om scherpte aan te brengen in het doel en onderwerp van dit soort trajecten, in de hoop dat dit aan de voorkant ruimte schept voor een goede warming-up en cooling down. Want ik heb zelf het onderbuikgevoel dat naar nog wel eens grote winst behaald kan worden 😉 Hartelijke groet, Jasper

  2. Hi Carola. Helder stuk! Korte reactie op jouw inzicht “En er blijkt een verband te zijn tussen ‘investeren in het proces aan de voorkant’ en ‘het aantal klachten en bezwaren’ aan de achterkant.” Uit de praktijk weten we ondertussen dat dit niet altijd opgaat. Participatie zorgt niet per definitie voor minder bezwaren en ook niet voor meer draagvlak.

  3. Voor wie er nieuwsgierig naar werd:
    https://www.volkskrant.nl/nieuws-achtergrond/hoe-filerijder-henk-het-prins-clausplein-redde~b4177925/
    met daar deze quote: “Later deze maand zal Sijsling de officiële openingshandeling verrichten in het nabijgelegen stadion van ADO Den Haag. Is zijn oplossing ook bruikbaar voor andere verkeerspleinen in Nederland? Henk Sijsling: ‘Zeer waarschijnlijk niet.'”

    En verder:
    https://frieschdagblad.nl/?artID=17300

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.