Foto artikel 6 september 2018 #overheidincontact

Newsrooms en dagelijkse mediamonitoring: hoe staat het ermee?

mmGeplaatst door

Online mediamonitoring wordt zo langzamerhand door bijna alle overheidsorganisaties gedaan, al doet de een dat op meer structurele basis dan de ander. Een wat nieuwer fenomeen is de newsroom. Dit is een centrale plek in de organisatie, waar webcaremedewerkers, woordvoerders en analisten live de omgeving volgen – en direct kunnen reageren als dat nodig is. We zien door de jaren heen een verschuiving van ad hoc mediamonitoring, naar structurele – steeds vaker zelfs dagelijkse – monitoring naar live monitoring. In de afgelopen maanden vroeg ik – samen met Ellemijn Pinkse, online adviseur bij HowAboutYou – zo’n 70 verschillende overheidsorganisaties naar de stand van zaken bij hun organisatie. In dit artikel delen we graag de resultaten met je en geven we je zeven tips om van je monitoring een succes te maken.

Een dagelijks omgevingsbeeld geeft inzicht

Wij werken zelf met de term ‘TamTam’ voor een beknopte rapportage die op basis van structurele mediamonitoring wordt gemaakt. Dat is een omgevingsbeeld van maximaal twee A4’tjes, in combinatie met een scherpe duiding. Deze geeft dagelijks – of soms tweedagelijks – inzicht in wat er speelt in de media, bij opiniemakers en bij inwoners. Zo kan bijvoorbeeld een handvol signalen over een maatregel niet zo relevant lijken, maar als ze deel uitmaken van een reeks klachten gedurende langere tijd wèl. Voorbeelden van ‘TamTams’ kun je vinden in onze TamTam-galerijDe ‘TamTam’ heeft overigens heel diverse namen, zo blijkt ook uit het onderzoek. Andere namen die we tegenkomen zijn bijvoorbeeld dagrapportage, mediamonitor, news update of stadsbuzz.

Afbeelding TamTam-galerij

Zeven van de tien ondervraagde overheden hebben een ‘TamTam’. Bij gemeenten geldt dat grotere gemeenten al langer aan de slag zijn met ‘TamTams’ dan kleinere gemeenten. Gemiddeld worden ‘TamTams’ vier keer in de week gemaakt. Bij de groep gemeenten is dit gemiddeld drie keer per week: maandag, woensdag, vrijdag.

We zien hierbij wel dat grotere gemeenten vaker een ‘TamTam’ maken. (Middel)grote gemeenten als Delft, Utrecht en Venlo bijvoorbeeld, maken er dagelijks één. Ook hier zit een groeicurve in: overheden die net zijn begonnen met het maken van TamTam maken minder vaak de TamTam, dan overheden die dat al langer doen.

De TamTam is dus in opmars. Intussen is 27% van de medewerkers erop geabonneerd. Van de abonnees leest de helft hem ook daadwerkelijk, aldus de ondervraagde overheden. Een kwart van de overheden vraagt periodiek feedback aan de lezers en scherpt het instrument voor omgevingssensitiviteit zo verder aan.

Input uit verschillende bronnen geven een completer omgevingsbeeld

Iedere overheid gebruikt voor de ‘TamTam’ nieuwsberichten en uitingen op social media als bronnen. Daarnaast bestaat de input uit signalen vanuit het klantcontactcentrum (KCC), informatieavonden of wijkmanagement. Bij gemeenten maken grote gemeenten vaker (57%) gebruik van informatie uit het KCC dan middelgrote gemeenten (11%) of kleine gemeenten (27%). Meer informatiebronnen dragen bij aan een completer omgevingsbeeld.

Standup cruciaal voor duiding en doorvertaling

Meer dan eenderde (36%) van de bevraagde overheden bespreekt de ‘TamTam’ ook tijdens de dagstart of standup. Dit is hét moment waarop communicatieadviseurs, woordvoerders en webcaremedewerkers het omgevingsbeeld gezamenlijk duiden en doorvertalen. De aanwezigheid van woordvoerders en bestuursadviseurs is hierbij cruciaal – evenals die van KCC. Bij sommige gemeenten nemen ook wijkmanagers / gebiedsmanagers deel aan de standup en maken daarmee het beeld van de omgeving compleet.

Steeds meer overheidsorganisaties hebben een newsroom

De newsroom maakt de mediamonitoring in de organisatie heel zichtbaar, zeker omdat deze zich vaak ook fysiek in het hart van de organisatie bevinden. Medewerkers kunnen via dashboards live volgen wat er over de organisatie en relevante onderwerpen online wordt gezegd. Als het nodig is, kan direct worden ingegrepen.

Newsrooms bij overheden zijn de laatste jaren in een stroomversnelling gekomen. Van de ondervraagde overheden heeft meer dan een derde een newsroom. Nog eens een vijfde is bezig deze op te zetten. Als naam is newsroom gangbaar, maar sommige hebben een eigen, vaak Nederlandse vertaling zoals ‘nieuwskamer’.

Soms komt het initiatief voor een newsroom van bovenaf – bijvoorbeeld van de burgemeester of gemeentesecretaris , soms juist van onderop – bijvoorbeeld van ‘team online’. Wie ook het initiatief neemt: de kans op een succesvolle newsroom is het grootste als ook woordvoerders en bestuursadviseurs er een actieve rol in spelen – blijkt uit de praktijk.

Uit ons onderzoek blijkt dat het vooral grotere organisaties zijn die een newsroom hebben. Denk hierbij aan ministeries en (middel)grote gemeenten. Hoe groter de gemeente bijvoorbeeld, hoe vaker een newsroom aanwezig is. Kleinere gemeenten voelen vaak minder urgentie om een newsroom op te zetten, omdat er minder reuring in de gemeente is.

  • kleine gemeente = 40%,
  • middelgrote gemeente = 44%
  • grote gemeente = 87%.

Daarnaast is er samenhang met dagelijkse mediamonitoring: overheden die daar al langer mee bezig zijn hebben vaker een newsroom – of zijn er mee bezig.

Tips voor een succesvolle (online) mediamonitoring & newsroom

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen zijn veel overheden bezig met een ‘TamTam’ en newsroom. Vanuit onze ervaring willen we je graag een paar tips meegeven:

  1. Bouw de newsroom stapsgewijs op.
    Het kost gewoon tijd om alle functies te integreren en de samenwerking op niveau te krijgen. Dit proces kent diverse fases.
  2. Betrek woordvoering en bestuursadvies vanaf de start.
    Met een actieve rol van woordvoerders en bestuursadviseurs wordt het makkelijker om ‘bestuur’ en ‘bevolking’ dichter bij elkaar te brengen. Een absolute succesfactor.
  3. Maak een ‘TamTam’ minimaal drie keer per week.
    Eens per week is te weinig om op de actualiteit te kunnen sturen. Als je ermee start, maak er minimaal drie per week: maandag, woensdag en vrijdag.
  4. Laat in elke ‘TamTam’ de impact van communicatie zien.
    Voor een lerende organisatie is het essentieel om te zien hoe kernboodschappen en woordvoeringslijnen landen. Accountability, dus.
  5. Gebruik meerdere databronnen om te duiden.
    Je krijgt een completer beeld als je online nieuws en social media aanvult met signalen vanuit klantcontact en informatie van wijkmanagement. 
  6. Professionalisering helpt.
    Het analyseren van beeldvorming ‘buiten’ is een vak apart. Analisten hebben periodiek training nodig om op (hogere) vlieghoogte te komen.
  7. Bespreek de ‘TamTam’ in een dagstart of standup.
    Zonder duiding en doorvertaling in een dagstart of standup heeft een ‘TamTam’ veel minder (sturings)kracht.

De foto is gemaakt bij de gemeente Amersfoort.

mm

Aart heeft zeer ruime ervaring op het gebied van communicatie. Hij heeft zich gespecialiseerd in reputatiemanagement van (overheids)organisaties en hun bestuurders: het analyseren en duiden van wat er speelt. Aart is als zelfstandig ondernemer verbonden aan HowAboutYou.

6 reacties

  1. Ha Aart,
    interessant onderzoek! Weet je in hoeverre er – naast de algemene tamtams – ook al gewerkt wordt om onderwerpspecifieke tamtams te maken? Dus een wethouder of ambtenaar die zegt: ik wil wekelijks op dat dossier een tamtam krijgen. Een percentage van 27% collega’s die de tamtam lees, lijkt me uiteindelijk (nog) wel wat laag namelijk. Juist een op-de-specifieke-ambtenaar gerichte tamtam zou dan misschien interessanter kunnen zijn (hypertargeting he, ook intern 🙂

  2. Ha David,
    Tx!
    Dat hebben we niet gevraagd. Wel weet ik in de praktijk dat communicatieprofessionals regelmatig een thema-TamTam (laten) maken. Bijvoorbeeld rond een groot evenement. Zodra bestuurders / projectleiders weten dat dit kan, raken ze verslingerd aan ‘het omgevingsbeeld’. En terecht, want het is de basis voor elke vervolgstap. Qua vorm kun je denken aan een TamTam of andersoortige omgevingsanalyse. Qua ritme is timing essentieel: soms wekelijks, soms dagelijks, soms tweewekelijks of maandelijks. Dat hangt af van de te zetten stappen & de snelheid waarmee het evenement of het beleid zich ontvouwt. Werken langs deze weg maakt deel uit van de Newsroom & datagerichte communicatie. Microtargeting, idd!

  3. Binnen Veiligheidsregio Zeeland werken wij ook met dagelijkse Tamtams, gericht op de berichtgeving over de organisatie én berichtgeving rond een scala van relevante veiligheidsthema’s. Op die manier zijn we in staat om zowel management en medewerkers te informeren over zaken rond reputatie en beeldvorming, als ook in te spelen op vragen, zorgen en interesses rond veiligheid in Zeeland. De informatie is belangrijke input voor ons risicocommunicatiebeleid.
    Wij maken ook themarapporten, bijvoorbeeld rond nucleaire veiligheid of andere issues die spelen.

  4. Dag Aart,

    Mooi onderzoek. Ik zie die ontwikkeling inderdaad ook bij overheidsorganisaties. Om ervoor te waken dat we gaan denken dat wat er in de media verschijnt de mening van de inwoners weergeeft, zou ik ervoor pleiten om een tip 8 toe te voegen, namelijk: plaats de resultaten uit de mediamonitoring eens naast de resultaten uit publieksonderzoek of stakeholdersonderzoek en kijk dan of het beeld nog steeds hetzelfde is.

  5. Bekend is dat Nederlandse Overheid, ministerie Economische Zaken, Landbouw en VWS , maar ook RIVM, NVWA en Rijksdienst weigeren om het vereiste van transparantie te geven inzake voedselveiligheid. Klacht bij Nationale Ombudsman was terecht. Risico,s naar volksgezondheid worden zo bewust genomen. Te denken aan kanker , met name borstkanker, diabetes, depressie, obesitas, hart en vaatziektes en geboortefwijkingen. In 2017 geeft Raad van State aan dat Nederland chemisch hormonen in NL eten wat naar consument toestaat wat bij EU wetgeving is verboden.!

  6. Dag Jolanda,

    Goede! Online mediamonitoring betreft overigens óók analyse van reacties van inwoners en stakeholders op social media. Publieksonderzoek is een plus op deze monitoring. Hoort m.i. thuis in de gereedschapskist van elke Newsroom. Raad ik ook aan aan gemeenten – en voer ik soms met ze uit. Altijd met goed bruikbare uitkomsten.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.