Foto artikel 24 januari 2018 #overheidincontact

Van organisatiegrens naar ontmoetingsplek

Geplaatst door

Het contact tussen overheid en samenleving wordt gemaakt door de mensen die aan de rand van een organisatie werken. Die pendelen tussen ‘binnen en buiten’. Hoe doen zij dat? Hoe zorgen zij dat ze voldoende in contact zijn met de omgeving maar ook met hun eigen collega’s? En hoe gaan ze om met tegengestelde belangen en zorgen ze dat niet bekneld raken tussen partijen? Wat hebben ze nodig om netwerkend te kunnen werken en waar lopen ze tegenaan als ze dat ook echt gaan doen? In dit artikel zetten we op een rijtje wat je nodig hebt om van je organisatiegrens een ontmoetingsplek te maken.

Sinds vorig jaar ben ik mij aan het verdiepen in ‘netwerkend werken’. Dat doe ik niet alleen, maar samen met Renata Verloop (hoofdredacteur van dit platform en co-auteur van dit stuk), Mark van Vuuren (universitair hoofddocent organisatiecommunicatie) en Els Holsappel (zelfstandig communicatieadviseur). We zien ‘netwerkend werken’ als de grootste uitdaging voor (overheids)organisaties. Groepen in de samenleving organiseren zich makkelijk en snel in verschillende netwerkvormen en communities.

Wij vragen ons af wat je nodig hebt, als je als overheid samen met die groepen wilt werken aan maatschappelijke opgaven. Daarom voeren wij nu gesprekken met mensen die aan de rand van een overheidsorganisatie werken en dagelijks bezig zijn met het maken van écht contact tussen overheid en samenleving. Omgevingsmanagers, projectleiders van maatschappelijke initiatieven, verantwoordelijken voor Samenspraak of vergelijkbare aanpakken. We willen hier de eerste opvallende ‘lessons learned’ met je delen. We zijn ook erg benieuwd welke ervaringen jij hebt en welke tips jij kunt delen!

Eerst de relatie, dan de inhoud

Uit de gesprekken blijkt dat het contact van mens tot mens het allerbelangrijkste is. Dat lijkt een open deur, maar betekent een grote omslag voor de – vooral –  intern gerichte, rationeel en procedureel redenerende overheid. Alle gesprekspartners geven aan dat je je los van je formele functie moet kunnen bewegen – ook zonder eigen budget of beslissingsbevoegdheid.

“Het is moeilijk voor mensen om vertrouwen te hebben in ‘de’ provincie, ‘de’ politiek of ‘de’ overheid. Het is wél mogelijk om vertrouwen te hebben in personen.”
Hans van Dommelen, Programma Agrofood en Veehouderij Provincie Noord-Brabant

Het kan even duren voordat je dat vertrouwen wint. Mensen kunnen op voorhand al sceptisch of achterdochtig zijn, omdat je ‘van de overheid’ bent of ‘namens de overheid’ komt.

““Bij elk project begin je eigenlijk met een achterstand. Mensen hebben over het algemeen weinig vertrouwen in de overheid. Daarom is het goed om in de relatie te investeren en te luisteren naar wat mensen ervaren. Vroeger had ik meer de neiging om snel met het onderwerp zelf aan de slag te gaan.”
Ton Elissen, Communicatieadviseur Samenspraak Gemeente Eindhoven

Het hangt dus heel erg op jou als mens, op je persoonlijke competenties om te luisteren, te verbinden en aan te sluiten. Dat is – zo zeggen deze ervaringsdeskundigen – veel moeilijker dan je denkt. Iedereen die zegt dat hij dat al goed kan, moet nog maar eens goed naar zichzelf kijken. Onze gesprekspartners hebben het zelf zonder uitzondering in de praktijk moeten leren. Dat is altijd met vallen en opstaan gegaan en ze leren nog dagelijks bij. Ambtenaren worden hier – helaas – nauwelijks in opgeleid of op voorbereid.

“Niet je kennis is belangrijk, maar je kennissen”
Ranjith Clemminck, Concern Strateeg, Gemeente Waalwijk

Jij begint misschien wel opnieuw, maar zij niet

Een enorme valkuil is het starten van telkens nieuwe projecten met nieuwe eigenaren en een nieuwe focus, maar zonder historisch besef. Vaak borrelt er een plan op in de organisatie dat intern met veel enthousiasme wordt omarmd. “En daar gaan we de buitenwereld natuurlijk goed bij betrekken.“
Men stapt met datzelfde enthousiasme op de omgeving af. Maar daar spelen heel andere thema’s en behoeften. Of men heeft net een slechte ervaring gehad op een heel ander dossier. Of met andere bestuurders of ambtenaren.

Dan is vaak de neiging bij de overheidsdienaren om die dingen buiten haakjes te zetten: “Dat is natuurlijk heel vervelend voor jullie, maar daar gaat het in dit project niet over.” Maar voor de mensen in de omgeving gaat het daar wél over. Dus moet je je vooraf goed verdiepen: Wat speelt hier? Waar gaat het hier echt over? Wat is voor deze mensen echt belangrijk? En als je het niet weet, ga je het vragen. Zonder eigen vooropgezette agenda, open noch verborgen. Bedenk: Je werkt altijd in een context en je neemt het verleden mee, ook al is het misschien niet jóuw verleden.

Als het concreet wordt, wordt het pas echt spannend

In veel bestuurs- en beleidsdocumenten wordt volop gesproken over participatie, co-creatie, lef en ondernemerschap. Maar pas als het concreet wordt, wordt het spannend. En concreet wordt het altijd, vroeger of later. Dan komen buiten en binnen elkaar keihard tegen.

De mensen die we hebben gesproken lopen vooral aan tegen het gebrek aan integraal denken en werken in hun organisatie. Men denkt in hokjes. En dan komt je relatie met de omgeving, de burgers of organisaties snel onder druk. Want die denken helemaal niet in die hokjes van jou. Daarom bouwen onze gesprekspartners veiligheidskleppen in in hun contacten met buiten: “je praat nu met mij, maar ik ben niet dé gemeente of dé provincie. Ik ken er wel de wegen en de mensen. En die kennis ga ik gebruiken.“

“Het is een massieve turn-around, dat heb je niet zomaar gefikst. En we hebben inwoners ook daarbij nodig. Zij zijn vaak nog veel te lief en geduldig, maar van mij mogen ze nog veel nadrukkelijker op de ramen van het stadhuis kloppen. Want de overheid is van ons allemaal.”
Coen Helderman, Opgavemanager Toegankelijkheid Gemeente Zoetermeer (en tot eind 2017 projectmanager Samenspraak)

Aan de binnenkant is het veel moeilijker dan aan de buitenkant. Zolang je buiten bent en in contact, gebeuren er mooie dingen: goede gesprekken, energie bij mensen, enthousiasme. Maar dan kom je ‘thuis’ en is het de vraag of je organisatie  –ambtelijk, bestuurlijk of beide–  wel echt mee wil. Dat betekent dus dat je binnen eenzelfde opgave hebt als buiten: verbinding maken, eerst vanuit de relatie, dan pas vanuit de inhoud. Dat is nog niet zo simpel. We duiken vaak juist heel gauw de inhoud in. Dat moeten we afleren, volgens onze gesprekspartners.

“Ik heb ook geleerd dat mensen zich met hetzelfde gemak verschuilen achter de regels die ze op een ander moment verafschuwen. Het helpt om dat gewoon te benoemen. We spreken elkaar zelden aan op houding en gedrag.”
Hans van Dommelen, Programma Agrofood en Veehouderij Provincie Noord-Brabant

Ook in aanpak en werkwijze bij de overheid wringt het trouwens. Volgens onze gesprekspartners denken veel bestuurders en ambtenaren in rechte lijnen, terwijl deze processen altijd via kromme paadjes verlopen. Niet de ambtelijke ‘logica’ zou leidend moeten zijn, maar de maatschappelijke logica. Het politieke systeem maakt het ook niet gemakkelijker. Politieke verantwoording dwingt veel bestuurders en ambtenaren in een defensieve positie. Verkiezingen –zoals nu de gemeenteraadsverkiezingen– hebben extra impact op deze dynamiek. Want dan willen bestuurders nog meer dingen voor elkaar krijgen en nog minder ‘het stuur uit handen geven’.

Vroeger sprak de burger met de overheid via de Raad, de Staten of de Tweede Kamer. Maar die tijd is voorbij. Overheid en burger zijn meer en meer direct in gesprek met elkaar. En we hebben nog niet bedacht hoe we de rol van de volksvertegenwoordiging een nieuwe, zinvolle invulling geven.

En de inwoners? Die hebben er natuurlijk veel last van, dat de overheid wel net doet of er ruimte is maar die uiteindelijk niet geeft.

“Wij hadden iemand die een vervallen gemeentelijke perenboomgaard wilde veranderen in een ontmoetingsplek voor de wijk. Dat gaf een lijstje van reacties en opmerkingen van 26 verschillende ambtenaren, die elkaar soms ook niet kennen! Het is uiteindelijk door de lange adem van de initiatiefnemers en de hulp van een bereidwillige teamleider goed gekomen.
De moraal? Als je als gemeente aangeeft open te staan voor initiatieven vanuit de samenleving, maar niet thuis geeft als mensen daadwerkelijk bij je aankloppen, dan zorgt dat voor frustratie, vertraging en afnemend draagvlak. Dat is nijpend voor het vertrouwen in de overheid. Want het treft de mensen die juist met de overheid willen samenwerken. Als je het bij die groepen niet voor elkaar krijgt, wat denk je dan van groepen die wat verder afstaan van de overheid?”
Coen Helderman, Opgavemanager Toegankelijkheid Gemeente Zoetermeer (en tot eind 2017 projectmanager Samenspraak)

Van burger- naar overheidsparticipatie is de volgende stap

Er worden best stappen gezet als het gaat om participatie van inwoners bij beleid, horen we in de gesprekken. Daar zit echt verbetering in. Natuurlijk gaan er nog dingen mis, maar er lijkt toch wel een oprechte wens te zijn bij veel overheidsorganisaties om burgers te betrekken bij beleid én bij uitvoering. Tegelijk hebben diezelfde organisaties zelf grote moeite met het aansluiten op initiatieven uit de samenleving. Het past niet in de politieke-bestuurlijke agenda’s of in de ambtelijke prioriteiten.
Of de frames van de overheid sluiten niet aan op die van burgers en bedrijven. ‘Omgevingsvisie’, ‘wijkgerichte aanpak’, ‘interactieve planvorming’;  nou, dan ben je een groot deel van je publiek al kwijt. Dus als je de omgeving op dit soort thema’s gaat monitoren, zul je teleurgesteld worden. 
Probeer daarom eerst eens aan te sluiten op de gesprekken die buiten al worden gevoerd. In de kroegen, de pleinen en de winkels, en ook online. Daar hoor je vaak meer dan in de buurtvergadering of inspraakavond.

Je kunt in een rol als deze echt het verschil maken

In de gesprekken kwam bij ons eerst de gedachte op aan de ‘poor lonesome cowboy’: een professional in een lastige, vrij eenzame positie. Toch is dat niet wat we terugkrijgen. Natuurlijk is het soms moeilijk, vooral aan de binnenkant. Maar mensen die aan de rand van een organisatie werken krijgen er ook enorm veel voor terug.

“Ik word het meest blij als energie/drijfveren van buiten en binnen elkaar versterken en je merkt dat je de externe partners verder kunt helpen in hun denken en daarmee het realiseren van hun doelen. Met name mijn eigen enthousiasme, positieve energie, oplossingsgericht denken en lef worden enorm gewaardeerd. Onverwacht: externe partners kunnen echt blij zijn met jou als persoon en dit ook uitspreken. Het gaat dus om mij als persoon (en mijn persoonlijke inbreng) en niet om mijn functie.”
Terry de Zoete-Jongen, Omgevingsmanager Smart Mobility Provincie Noord-Brabant

Het vraagt wel van ze dat ze vertrouwen moet hebben in zichzelf. Dat ze er niet wakker van liggen als collega’s of bestuurders hen als lastig beschouwen. Dat ze niet bang zijn. Allemaal zijn ze in het een of andere project wel een keer op hun neus gevallen. En vaak hebben ze daar het meeste van geleerd.
Allemaal zijn ze ook een beetje eigengereid en ondeugend. Ook als ze met een specifieke opdracht de wei in worden gestuurd, kiezen ze er toch voor om eerst het contact te zoeken en verbinding te maken. En als dan later die opdracht een beetje moet worden ‘bijgebogen’ of aangepast om aan te sluiten op wat er buiten leeft, dan gaan ze intern dat gevecht wel weer aan. Gehoorzaamheid is niet hun grootste deugd….  

“Je moet lol hebben in het spel en om als luis in de pels gezien te worden door je eigen collega’s.”
Ranjith Clemminck, Concern Strateeg, Gemeente Waalwijk

Laten we het niet meer over ‘buiten’ hebben!

De mensen waar wij mee spraken, zijn misschien wel dé ambtenaren van een ‘overheid in contact’. Hun werkkapitaal wordt gevormd door hun relaties. Zij ervaren geen ‘binnen’ en ‘buiten’ meer, maar denken in het gezamenlijk oplossen van maatschappelijke opgaven. Een van onze gesprekspartners zei letterlijk: “Wat een raar woord eigenlijk, buitenwereld!”. En dat is natuurlijk zo. We zijn allemaal binnen én buiten. We worden niet ineens een ander mens als we over de drempel van onze organisaties stappen. Onze gesprekspartners staan zelf voor hun taak. Zonder tussenkomst van anderen treden zij in contact met burgers, ondernemers, organisaties. Wat zou het gaaf zijn als ooit alle ambtenaren veel meer zo ‘aan de rand van hun organisatie’ zouden kunnen zitten. Als het grensvlak tussen overheid en samenleving een ontmoetingsplek wordt.

Onze tips op een rijtje

Wil jij ook meer netwerkend werken? Dit zijn de belangrijkste tips die we tot nu toe hebben verzameld:

  1. Zet eerst in op de relatie, daarna pas op de inhoud;
  2. Er is altijd een context die je mee moet nemen, en dat is vaak niet de jouwe;
  3. Aan de binnenkant moet je net zo hard werken als aan de buitenkant;
  4. Als je als overheid wilt aansluiten op ideeën vanuit de omgeving moet je luisteren vanuit hún frames;
  5. Je bijdrage als persoon is het belangrijkst, wees je dus bewust hoe jij zelf kijkt en luistert.

In een volgend artikel zullen we nog andere lessen met je delen. Over de persoonlijke drijfveren van deze mensen bijvoorbeeld en over hoe collega’s en leidinggevenden naar hen kijken. We zijn heel erg benieuwd welke tips en ervaringen jij kunt toevoegen. Laat het ons weten!

Dit artikel is geschreven door Renata Verloop en ↓

Peter helpt publieke en private organisaties beter aan te sluiten op de eisen van de
netwerksamenleving. Hij doet dat enerzijds als adviseur vanuit zijn adviespraktijk en als associate van HVR Group, een bureau dat bouwt aan communicatieve organisaties. Daarnaast geeft hij leiding aan de Master Course ‘Vision, Strategy and Leadership in the 21st Century’, aan de Universiteit Twente. Daar ontwikkelt hij samen met Mark van Vuuren een onderzoekprogramma rond organiseren en communiceren in de netwerksamenleving.

6 reacties

  1. Ik was laatst bij een vriend in Utrecht die gedoe had in zijn wijk en geen flauw idee had hoe de overheid er dan voor en met je kan zijn. Een groot vooroordeel, wat slechte ervaringen en echte onwetendheid proefde ik. Ik weet dat ook deze gemeente met ‘overheidsparticipatie’ bezig is. Maar nog binnenskamers? Communiceren zij er niet over? Ik schrok er nogal van en het leverde mij de aanvullende tip op: communiceer ook OVER de nieuwe manieren waarop je als overheid werkt en wilt werken. Inwoners die iets willen zitten net als mijn vriend nog boordevol slechte ervaringen en vooroordelen. Neem ze dus mee in jouw veranderende gedachten en werkwijzen. Door het anders te doen vooral maar ook erover te communiceren. Mijn vriend is in arren moede naar het spreekuur van de wethouder geweest. Was blij met het luisterend oor, begrijpt waarom de overheid niks kan doen voor hem. Maar echt perspectiefvol ondersteund voelt hij zich niet.

  2. Marjan,

    Herkenbaar! Sluit goed aan op onze Tip 2: er is altijd een context die je mee moet nemen. Ook onze gesprekspartners benadrukken dat je je bewust moet zijn van de historie en het perspectief van degene met wie ze iets van participatie willen opzetten. Het voorbeeld van jouw vriend laat dat weer een ondubbelzinnig zien. Dat ‘anders communiceren’ waar jij voor pleit, zien wij die ‘nieuwe professionals op het grensvlak’ gelukkig meer en meer doen. Maar gemeengoed is het nog zeker niet.

  3. Vorige week was ik bij een bewonersbijeenkomst waarbij werd gepraat over hun ideeën waardoor ze langer in hun eigen wijk konden blijven wonen. Mooie, maar ook moeilijke gesprekken tussen inwoners, ambtenaren, medewerkers van woningcorporaties en sociale wijkteams. Er was ook iemand die zei dat hij 4 jaar geleden eens gebeld had voor een vraag bij de gemeente, maar nog steeds op een antwoord wacht. Dat gevoel nam hij nu ook mee in dit gesprek. Scepsis vooraf. Een voorbeeld waaruit blijkt dat je dus last kunt hebben van de historie, zonder dat je daar zelf invloed op hebt.

  4. Edwin,

    Mooi actueel voorbeeld! Het laat zien dat je inderdaad de historie niet kunt veronachtzamen. Uitdaging is natuurlijk om wel recht te doen aan het gevoel van deze bewoner(s) zonder dat je de hele problematiek van vroeger weer met je meeneemt. Vraagt authenticiteit en oprechte betrokkenheid van de professionals. Je geeft aan dat het “moeilijke gesprekken” waren. Kun je proberen te duiden waarom het precies zo moeilijk werd? Kwam dat alleen door die historie of speelde er meer?

    Peter

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.