Hoe informeer je raadsleden en inwoners over beleidsinformatie?

Geplaatst door

In een recent verschenen rapport stelt de Delftse Rekenkamer dat deze gemeente haar digitale informatievoorziening niet op orde heeft. Zelfs raadsleden hebben de grootste moeite om stukken te vinden over een specifiek onderwerp dat in de gemeente speelt. Dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn van de bestuurlijke website. Voor de transparantie van het democratisch proces is het ook belangrijk dat inwoners, ondernemers en andere betrokkenen zich snel en juist kunnen informeren over het beleid van de gemeente.

Herkenbaar dingetje! Hoe is het zo ver gekomen?

De gemeente Delft is niet de enige gemeente waar deze problemen spelen. Er zijn veel meer plaatsen in Nederland waar het moeilijk is om een duidelijk beeld te krijgen van de totstandkoming van het gemeentelijk beleid. Groot compliment dus voor de Delftse Rekenkamer dat deze informatievoorziening is onderzocht en de uitkomsten openbaar zijn gemaakt. Dan kunnen we er namelijk allemaal van leren.

En wat zien we dan? Zoals de meeste gemeenten in Nederland gebruikt Delft een raads- en bestuursinformatiesysteem (RIS/BIS voor intimi). Deze systemen lijken van oorspong bedoeld om vergaderingen te ondersteunen. Ze archiveren alle documenten netjes op (vergader)datum.

Dit werkt vast uitstekend binnen de vergaderingen. Maar als je het zelfde systeem inzet voor algemene informatievoorziening via de website kom je in de problemen. Het werkt in die situatie namelijk niet om stukken alleen vindbaar te maken op datum.

Service design: ondersteunen wat een raadslid doet

Bij de gemeente Gooise Meren zagen ze dat ook. En zij durfden het aan om in 2015 helemaal opnieuw te kijken naar de opzet van hun RIS/BIS. Bij bestaande systemen was gebruikersgemak duidelijk ondergeschikt aan de techniek en Gooise Meren kon geen inspirerende voorbeelden vinden van hoe het dan wél moest.

Dus besloten ze een andere aanpak te hanteren: niet een bestaand systeem uitkiezen dat zo goed mogelijk voldeed, maar een echte service design-opdracht uitvoeren. Binnen die opdracht wilden ze kijken naar wat een raadslid nou precies doet, en hoe ze hem of haar het beste kunnen ondersteunen bij die taken.

Wij mochten deze opdracht van de gemeente Gooise Meren uitvoeren. Om de behoeften te inventariseren hebben we raadsleden geïnterviewd. Waar houden zij zich mee bezig, hoe bereiden ze zich voor op een vergadering en waar lopen ze tegenaan in het bestaande systeem?

Uit de interviews bleek dat raadsleden denken in onderwerpen of dossiers, bijvoorbeeld die bepaalde brug in de gemeente waar we al jaren mee bezig zijn, of dat nieuwbouwproject aan de rand van de stad. Ze denken niet in de momenten waarop iets in de raadsvergadering aan de orde is geweest.

Het is daardoor heel lastig om relevante documenten later terug te vinden in het RIS/BIS, vooral als het al langere tijd geleden aan de orde is geweest. En het is extra lastig voor nieuwe raadsleden die zich in moeten werken in een onderwerp – die weten uiteraard niet wanneer dossiers besproken zijn.

Olifantenpaadjes en fasering

Om tóch aan de informatie te komen die de raadsleden nodig hebben, bleken ze verschillende olifantenpaadjes te gebruiken. Een zittend raadslid gaat bijvoorbeeld naar de griffie en vraagt hen om alle documenten over een onderwerp op te zoeken. Of een nieuw raadslid krijgt een mapje documenten van haar voorganger of fractiegenoot.

Niet ideaal. En het is in die gevallen nog steeds lastig om de volgorde en de samenhang van de documenten (en dus de besluitvorming) helder te krijgen.

Uit de interviews bleek ook duidelijk dat de besluitvorming rond een onderwerp een vast proces doorloopt. Er zijn duidelijke fases aan te geven, van initiatief tot realisatie. Het is voor raadsleden (en inwoners) belangrijk om te weten in welke fase een project zich bevindt, en wat er in voorgaande fases gebeurd is.

Prototypes en gebruikersonderzoek

Na de interviews legden we vast wat er niet mocht ontbreken in een goed systeem. Dit werkten we uit naar een papieren model, waar enkele griffiemedewerkers commentaar op leverden. Vervolgens maakten we een digitaal prototype en observeerden we raadsleden die ermee aan de slag gingen.

Dit leverde een ontwerp op dat een raadslid snel zijn belangrijkste taken laat uitvoeren: zien wanneer de volgende vergadering is en de onderwerpen in zijn portefeuille goed voorbereiden. Hij kan alle relevante documenten indien gewenst direct als pakketje downloaden. Ook kan hij de vergaderdata synchroniseren met zijn eigen agenda.

Resultaat

De agenda in het RIS/BIS is geheel opnieuw vormgegeven. Naadloos hieraan gekoppeld zijn de dossierpagina’s. Bij elk dossier staat duidelijk in welke vergadering het wordt behandeld, welke documenten van belang zijn voor de vergadering, welke besluiten er al genomen zijn en hoe deze tot stand zijn gekomen.

Op de website bestuur.gooisemeren.nl worden plannen en projecten als dossiers weergegeven, opgedeeld in de verschillende fasen die een project doorloopt. Binnen de fasen is er onderscheid in soorten beleidsinformatie, zoals vastgestelde documenten of overige informatie.

Het is zo voor iedereen inzichtelijk in welke fase een dossier zich bevindt, welke documenten binnen het proces worden opgesteld en in welke context deze zijn ontstaan. Zo weet bijvoorbeeld een inwoner of er nog inspraak mogelijk is.

Screenshot van de website met bestuurlijke informatie van Gooise Meren

Anders werken

Deze opmaak van de dossiers verloopt automatisch, omdat de griffie de juiste metadata bij alle documenten invoert. Voor elk document is dan duidelijk of het vastgesteld is (beleid), informatie, of dat het bij andere informatie zoals presentaties, folders etc. hoort.

Dat vergt wel een nieuwe manier van werken en denken door de medewerkers van de griffie. En dat is een van de belangrijkste dingen die je tegenkomt als je vanuit een service design-visie gaat werken: als je dienstverlening wilt verbeteren, vraagt dat een andere manier van werken van mensen. Of dat nou interne of externe dienstverlening is.

Mensen boven techniek

Het gaat in dit soort situaties niet om het systeem en de techniek, maar om de instelling van de organisatie. Je moet de moed hebben om goed uit te zoeken voor wie je aan het werk bent, en wat die mensen nodig hebben.

Te vaak zien we nog dat de nadruk ligt op technische systemen en te weinig op wat mensen nodig hebben. En op hoe andere mensen ze daarbij kunnen ondersteunen.

Een transparante democratie is gebaat bij goed service design dat een nieuwe werkwijze en een verbeterd ontwerp oplevert. Niet een bestaand systeem rücksichtslos uitrollen, maar mensen ondersteunen door ze te geven wat ze écht nodig hebben.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.