Keuzestress over (online) participatie? Begin bij de vraag!

Geplaatst door

Afgelopen periode sprongen veel overheidsorganisaties in het diepe als het gaat om online participatie. De komende tijd wordt het ook weer mogelijk om offline bijeenkomsten te organiseren. Op dit moment doe ik – vanuit de Hogeschool Utrecht met vijf partners uit de praktijk – onderzoek naar hoe je een onderbouwde keuze voor een online en/of offline participatievorm kunt maken. We denken dat de vraag die centraal staat in een participatieproces daarvoor een goed vertrekpunt is. In dit artikel wil ik deze manier van kijken naar participatie aan je voorleggen.

Er is inmiddels een groot aantal gidsen, stappenplannen en webinars beschikbaar over online participatie. Bijvoorbeeld de keuzewijzer E-tools van Movisie, de Eerste Hulp Bij Online participatie met tips en inzichten van de gemeente Groningen, de handreiking van de gemeente Rotterdam en de inspiratiegids van Democratie in Actie. Wat opvalt is dat deze vooral gaan over hoe je online participatie vorm kan geven, de technische (on)mogelijkheden en ervaringen met allerlei tools. Dat is begrijpelijk omdat lopende participatietrajecten in allerijl online werden voortgezet. Maar er is meer nodig om een effectieve participatievorm te kunnen kiezen. Dat is waar we in het onderzoeksproject naar kijken.

Ons project was al gestart voordat de coronacrisis begon. In het project analyseren we het verloop en de uitkomsten van participatieprocessen waarin online, offline of een combinatie van participatievormen zijn gebruikt.  Op zoek naar een manier waarop je onderbouwde keuzes kunt maken voor een participatietool lijkt het type vraag dat centraal staat een goed vertrekpunt. Als je begint bij het vraagstuk en wat je daarover wilt weten kun je op basis daarvan bepalen welke vorm van interactie past. Vervolgens zoek je een participatievorm die die vorm van interactie mogelijk maakt.

Participatie is een manier om goed te luisteren naar de omgeving

Participatie is een van de manieren waarop organisaties luisteren naar hun omgeving, Macnamara noemt dat organizational listening (2017). Door te luisteren naar de omgeving kun je rekening houden met de ervaringen, ideeën en opvattingen van bewoners, ondernemers en andere belanghebbenden. Door het formuleren van vragen voor de participatie geef je richting aan dat luisteren. De vraagstelling stuurt de antwoorden die je krijgt. Kom je erachter wat je wilt weten door het stellen van gesloten vragen of zijn open vragen nodig? Stelt de initiatiefnemer de vragen of kunnen deelnemers ook vragen stellen, aan de initiatiefnemer of ook aan elkaar?

Stel een gemeente wil het voetgangersgebied in het centrum herinrichten. Hierover kun je heel verschillende vragen stellen aan belanghebbenden. Bijvoorbeeld: hoe kan het voetgangersgebied het best ingericht worden? Of: wat vinden belanghebbenden belangrijk bij de herinrichting van het centrum?

Drie vormen van interactie

De volgende stap is vaststellen welke interactie nodig is om je vragen te beantwoorden. Om te bepalen of een tool bruikbaar is voor een vraagstuk, moet je vervolgens kijken welke type interactie deze mogelijk maakt.  Hieronder licht ik drie typen van interacties toe (Mandurano & Meenar 2015), waarbij ik er voor het gemak even vanuit ga dat een overheidsorganisatie het participatieproces initieert.

  1. EenrichtingsverkeerDe overheid informeert bewoners, ondernemers en andere belanghebbenden op een begrijpelijke en transparante manier. Het ontsluiten van informatie is natuurlijk geen vorm van luisteren, maar wel een voorwaarde voor een succesvolle uitwisseling tussen burgers en de overheid.   
  2. Tweerichtingsverkeer
    De overheid verzamelt informatie en stelt daarom vragen aan participanten. Dit kan bijvoorbeeld gaan over hun ervaringen, opvattingen of ideeën. Hierbij zijn twee varianten:
    1) De overheid stelt vragen en participanten antwoorden. Een voorbeeld is een eenmalige (on- of offline) enquête of het raadplegen van burgerpanel of
    2) De overheid stelt een vraag, participanten antwoorden en de overheid reageert daar dan vervolgens op. Een voorbeeld is een informatiebijeenkomst (offline) of een webinar of een interactief platform (online).
  3. Meerdere richtingen (multistakeholder gesprek)
    Participanten gaan met elkaar én met de overheid in gesprek. De overheid agendeert een onderwerp, maar alle betrokkenen kunnen vragen stellen en reageren op elkaar. Er is ruimte voor verdiepende vragen, bijvoorbeeld naar motieven. De overheid probeert een beeld te krijgen over hoe verschillend betrokkenen ergens over denken en de achtergronden daarvan.  Multistakeholder gesprekken zijn passend bij complexe vraagstukken en als je in samenspraak met participanten tot een oplossing of aanpak wilt komen. Een voorbeeld is een bijeenkomst (offline) of een meeting via Zoom of MS Teams.

Terug naar het voorbeeld. Stel dat je wilt weten wat gebruikers belangrijk vinden bij de herinrichting van het voetgangersgebied. Dat kun je op een eenvoudige manier vragen met behulp van een kort vragenlijstje. Dat kun je online uitzetten – via een eigen platform of sociale media – of je kunt het gewoon vragen op straat. Het kan ook zijn dat er al twee of drie ontwerpen zijn voor de herinrichting en dat je die voorlegt aan gebruikers van het centrum. Je vraagt participanten welk van de ontwerpen hun voorkeur heeft en waarom en beantwoordt hun vragen over het de verschillende ontwerpen. Dat kan door een informatiebijeenkomst of een online webinar. Twee mogelijke vragen over de herinrichting van het centrum die je met behulp van tweerichtingsverkeer kunt beantwoorden.

Het kan ook zijn dat een multistakeholder gesprek nodig is. Je nodigt verschillende groepen gebruikers, voetgangers, fietsers, ondernemers en bewoners uit om mee te denken over een plan voor de herinrichting. De vraag die je beantwoord wilt zien kan zijn: hoe kan het voetgangersgebied worden ingericht zodat het tegemoet komt aan de behoeften en belangen van verschillende groepen betrokkenen?

Ervaringen in coronatijd

De afgelopen maanden zie ik vooral veel online activiteit als het gaat om tweerichtingsverkeer. Er wordt informatie uitgewisseld tussen participanten en de initiatiefnemer. Het online informatie verzamelen was bij veel gemeenten natuurlijk al ingeburgerd. Bijvoorbeeld door een beperkt aantal vragen uit te zetten via een flitspeiling of door het raadplegen van een burgerpanel of online platform. Door de beperkingen van corona wordt de informatieavond vervangen voor de digitale variant ervan: een webinar of online presentatie in combinatie met de mogelijkheid om via de chat of per mail vragen te stellen. De gemeente licht toe wat de plannen zijn en bewoners mogen vragen stellen die vervolgens beantwoord worden.

Van multistakeholder gesprekken zie ik veel minder voorbeelden langs komen. Hier valt nog heel veel te leren over de mogelijkheden en beperkingen online. In dergelijke verdiepende gesprekken gaat het niet uitsluitend om het uitwisselen van informatie en opvattingen maar om het uitwisselen van onderliggende waarden en emoties, en om het vinden van oplossingen voor complexere onderwerpen waarbij er sprake is van verschillende belangen. Hoe creëer je online een veilige setting voor een goed gesprek?

Online valt (nog) veel non-verbale communicatie weg. Als je elkaar wel ziet, gebeurt er zoveel meer dan wat er wordt gezegd. Dit verklaart ook waarom videobellen zo vermoeiend is: onze hersenen maken overuren om non-verbale signalen op te vangen en te duiden zoals we dat doen wanneer we elkaar in de ogen kijken. Maar online is het heel lastig te duiden wat er aan de andere kant van het scherm gebeurt. Is iemand afgeleid of geïrriteerd en waar komt dat dan door?

Volkomen begrijpelijk dat complexe onderwerpen (nog) lastig online te bespreken zijn. Online participatie heeft veel voordelen zoals snelheid, potentieel bereik, asynchroniteit, anonimiteit en interactie mogelijkheden (Brabham, 2009). Maar wanneer de complexiteit van een vraagstuk toeneemt en er meer nodig is dan het uitwisselen van informatie wordt het lastiger. Zo zie je dat gemeenteraden wel online vergaderen maar dat bij echt belangrijke kwesties wordt gekozen voor het debat in de raadszaal.  

Vincent van Stipdonk maakte een rondgang langs een aantal gemeenten over participatieprocessen in het kader van aardgasvrije wijken. Hieruit kwam naar voren dat het ophalen van opvattingen in deze projecten online wordt voortgezet, maar dat het maken van keuzes in een wijk toch het liefst in offline wordt gemaakt. Ook nieuwe projecten worden als dat kan uitgesteld. Zoals een van de geïnterviewden zegt: ‘Hoe behoud je het persoonlijke contact als je elkaar geen hand kunt geven en niet kunt keuvelen over kleine dagelijkse dingen?’

Houvast bij keuzestress

Terug naar het begin: Hoe kun je onderbouwd keuzes maken voor de inzet van participatietools? In dit artikel heb ik je meegenomen in een benadering waarbij de vragen die je wilt stellen leidend zijn. Je kiest een tool die de interactie mogelijk maakt om ze te beantwoorden. Misschien is dit een manier die bruikbaar is en je helpt bij het maken van keuzes? Kauw er eens op deze zomer. Reacties zijn zeer welkom en neem ik mee in het onderzoek!

Voor dit artikel heb ik dankbaar gebruik gemaakt van de scherpe en inspirerende gesprekken met de praktijkpartners van het onderzoeksproject ‘Online en/of offline?’. Het lectoraat Communicatie in Digitale Transformatie van de Hogeschool Utrecht is initiator van dit door SIA-RAAK gesubsidieerde KIEM project. Met de uitkomsten van het onderzoek willen we een instrument (prototype) ontwikkelen dat participatieprofessionals helpt bij het maken van onderbouwde keuzes voor de inzet van participatietools. We verwachten in het najaar de eerste resultaten van het onderzoek.

7 reacties

  1. Fijn artikel, Christine. Geeft een mooi houvast in het maken van keuzes voor offline of online participatie. We zijn soms te snel bezig met de hoe (welke werkvorm) vraag en moeten starten met de wat (wilen we bespreken) vraag. Interessant onderzoek doe je.

    1. Dank je wel Renske! Dat denk ik dus ook! Vaak is het beter om iets langer na te denken over het wat dan loopt het daarna soepeler.

  2. Dank voor dit artikel Christine. Mijn komt bij je driedeling het begrip ‘Eigenaarschap’ op. Van wie is het probleem en in welke rollen wil je met elkaar in gesprek? En wat ook bij me opkomt is dat het hierin net als in andere communicatievraagstukken gaat om een gedegen analyse en vervolgens concrete doelen. Die sturen vervolgens je middel keuze. Ik denk daarbij wel dat er nog veel kennis en ervaring op te bouwen is op dat gebied: de nog open ruimte tussen strategisch communicatieve afwegingen en de mogelijkheden van oa Zoom. Wat kun je groepsdynamisch doen? Wat gebeurt er impliciet? Hoe maken we slimme blended vormen die passen bij de doelen? En door dat veld goed te leren kennen, zullen we een enorme verrijking van ons palet ontdekken. Dan kunnen we veel verder/dieper/effectiever worden dan louter online doen wat je eerst offline deed.

  3. Dank je wel voor je reactie Marjan! Daar heb ik wat aan! Gedegen analyse is zeker belangrijk. Het formuleren van doelstellingen ook, hoewel dat vaak heel algemeen gebeurt waardoor dit eigenlijk weinig houvast biedt voor de inrichting daarna. Ik hoop dat het starten vanuit de vraag eenvoudig toe is te passen en sturing geeft aan de keuzes die je daarna maakt bij de inrichting van een participatieproces.
    Eens ook dat er nog veel te leren valt als het om online interacties gaat. En de blended vormen waarin je zoekt naar the best of both worlds zijn nog het meest interessant. De technische mogelijkheden nemen toe en spelen in op wat nu wordt gemist.

  4. Dank voor delen Christine! Interessante tijden waar Corona digitale vormen van ontmoetingen versneld heeft en non-usual suspects heeft uitgedaagd in de ring te stappen. De combi van on- en offline daagt ons uit tot grondige analyses vooraf, zorgvuldige & creatieve procesarchitectuur en experimenteren met nieuwe online samenwerktools. Benieuwd naar onderzoeken die ons hierbij helpen en kennisdeling van bestpractices die inspireren!

  5. Hi Christine,

    Boeiend onderzoek. Ergens lijkt het een no-brainer om eerst vast te stellen wat je wilt bereiken, maar blijkbaar is dat in de praktijk niet zo. Ik krijg ook de indruk dat de vraagsteller een strategie moet ontwikkelen (online/offline en een mix van interactievormen) en niet een eenmalige (online) participatie moet inzetten voor een vraagstuk. Hoe zie jij dat? Bijzonder interessant dat deze Coronatijd nieuwe inzichten biedt. Is het mogelijk “duurzame” veranderingen te signaleren? Succes met je onderzoek!

  6. Geweldig Christine, sluit zo aan bij mijn ervaringen als voorzitter en initiatiefnemer bij dergelijke projecten ; daarnaast heb ik op de Haagse Hoge School een minor opgezet met docenten om leerlingen hierin wegwijs te maken.
    Ik zou je heel graag persoonlijk spreken

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.